Le pilotage d’un projet GMAO implique l’utilisation d’un progiciel proposant des fonctions adaptées aux besoins réels des utilisateurs. Il importe ainsi de bien définir ces besoins et les fonctions utiles avant de faire son choix. Pour cela, l’établissement d’un cahier des charges fonctionnel est de rigueur.
Les points essentiels à traiter dans le cahier des charges
Outre l’analyse et l’expression exacte des besoins en termes de fonctions utiles, il est plus que nécessaire de définir les objectifs du projet et les résultats escomptés. L’intervention d’une équipe multidisciplinaire pouvant représenter tous les utilisateurs potentiels du logiciel de gestion de maintenance est pour cela nécessaire.
Avant de prendre une décision, une vérification des références clients des fournisseurs s’impose. Il en est de même de la pérennité et de l’évolution de la solution dans le temps, et des services d’assistance et de maintenance proposés par le fournisseur.
D’autre part, il faut s’assurer que le logiciel correspond à l’organisation de l’entreprise, à défaut de trouver une telle solution, il convient d’opter pour un outil paramétrable, notamment si une GMAO a été déjà mise en place.
Aucune fonction utile ne doit pas être omise et une vérification rigoureuse doit être effectuée avant la validation du cahier des charges afin d’éviter les erreurs.
Enfin, il faut prévoir une période de formation de tous les utilisateurs. En principe, tout le personnel de l’entreprise est concerné par un projet GMAO , la formation doit ainsi inclure tous les collaborateurs, sans exception.
L’accompagnement au changement
Le recours à un progiciel GMAO va inévitablement entraîner des changements dans la culture et les habitudes de travail dans l’entreprise. Le personnel doit ainsi être préparé à ces changements et bénéficier d’un accompagnement, avant, pendant et après le déploiement de la solution. Cette démarche permet de dénouer les blocages éventuels et de faciliter l’acceptation de la nouvelle méthode de travail.
Tous les collaborateurs doivent ainsi comprendre et admettre qu’il s’agit d’un outil de gestion qui simplifie les analyses de données et la prise des décisions. Ce logiciel permet en effet d’optimiser la gestion des ressources humaines et techniques de la maintenance, la planification et le suivi des interventions, de même que les coûts relatifs à toutes les opérations. Outre cela, cette solution informatique permet également d’inventorier, de tracer et de documenter toutes les installations techniques et de gérer efficacement le stock des pièces de rechange.