En ligne, les dirigeants d’entreprises et les responsables de RH peuvent aujourd’hui utiliser un logiciel conges. Encore récente, ce genre de prestation se taille d’ores et déjà une grande partie du marché. Et pour cause, elle propose énormément d’avantages. Le point.
Kézako ?
Pour commencer, il semble important de revoir la définition d’un logiciel conges et son fonctionnement. Il s’agit en fait d’un programme en ligne disponible gratuitement pour les entrepreneurs. Sur l’interface du prestataire, vous avez un calendrier interactif à la disposition des équipes de RH, mais aussi de tous les salariés de l’entreprise. De quoi faciliter la prise de congé, mais aussi le suivi des absences.
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Comment s’inscrire ?
Bien évidemment, vous allez devoir vous inscrire et créer un compte pour votre société. Pour ce faire, le logiciel conges vous propose un formulaire en ligne. La démarche ne diffère guère de celle utilisée pour les inscriptions sur les réseaux sociaux.
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Les avantages du logiciel pour les entrepreneurs
Ce genre de programme s’adresse davantage aux entrepreneurs. C’est un moyen pratique pour s’assurer que l’entreprise tourne en permanence. Bien souvent, on a du mal en effet à gérer les absences des équipes. Ce n’est plus un problème avec le calendrier interactif du logiciel conges.
Les plateformes en ligne n’émettent aucune limite aux nombres d’utilisateurs du logiciel. La prestation s’adapte donc parfaitement à une TPE qu’à une PME, voire à une très grande entreprise.
En outre, elles respectent les normes RGPD pour ce qui est de la protection et sécurisation des données virtuelles. Vous n’avez donc pas à craindre les fuites d’informations qui pourraient impacter sur le bon développement de l’entreprise.
Les utilités d’un logiciel de gestion de congé
Le logiciel conges peut être utile de bien des manières. Ce qui explique d’ailleurs sa soudaine renommée sur le marché. En quelques années, ce programme est devenu l’un des essentiels à avoir pour la bonne gestion d’une société.
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Pour faciliter le suivi des employés
Le premier rôle de ce genre de programme est de faciliter le suivi des employés. Définitivement, les papiers n’ont plus le monopole de la gestion d’entreprise. Tout se fait digitalement. Et c’est bien plus simple ainsi. Avec un calendrier interactif en ligne, vous avez à portée de clic toutes les demandes de congé et de permission, ce qui vous permet d’arranger le programme de l’entreprise en conséquence.
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Nécessaire pour la paye
Le suivi des absences ne revêt pas simplement un caractère pratique pour la bonne marche de l’entreprise. C’est également nécessaire pour la paye. Désormais, vous pouvez comptabiliser les retards et les absences dans les fiches de payes. De quoi inciter aussi les salariés à faire attention à leur emploi du temps.
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Pour gérer les absences
Mais comme son nom l’indique, le logiciel conges est surtout nécessaire pour la gestion des absences. Pour que la société tourne en permanence, il faut en effet qu’une équipe soit toujours disponible pour prendre la charge de travail. Ainsi, vous ne pouvez vous permettre de tous les envoyer en congé en même temps.
Auparavant, à cause du manque de relais d’information, ce genre d’erreur arrivait souvent. Avec le programme virtuel de gestion de congé, ce ne sera plus le cas.
Un logiciel de gestion de congé : aussi très utile pour les salariés
Le logiciel conges ne profite pas uniquement aux employeurs. Les salariés peuvent également trouver quelques avantages à l’affiliation de ce genre de logiciel.
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Un calendrier à disposition
Par exemple, ils auront toujours le calendrier à disposition. Il suffit d’avoir les identifiants les codes d’accès pour ce faire. Cela permet de garder un œil sur ses dépenses en congés et en permissions et d’arranger son programme en fonction des informations disponibles.
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Une réservation plus rapide et plus simple de ses jours de congé
En outre, le logiciel conges fait gagner du temps aux employés. La réservation des jours de congé n’est plus soumise à des démarches administratives de longue haleine. Il suffit de quelques clics pour ce faire. Comme susmentionné, vous pouvez le faire depuis chez vous ou dans votre bureau.
Les limites de ce genre de programme
Mais il existe des limites à l’utilisation de ce genre de programme. C’est le cas aussi bien pour les salariés que pour les employeurs
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Pour les employeurs
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Un justificatif en cas de refus de congé
Par exemple, certes, en tant qu’employeur, vous gardez le droit de refuser un congé à un salarié, mais vous devez tout de même en justifier la raison. La loi insiste sur ce point.
En outre, le logiciel conges ne vous dispense pas de trouver une autre alternative que le congé ç votre salarié. Ce peut être en proposant une autre date ou une permission de quelques heures selon les besoins de ce dernier.
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Pour les salariés
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Des justificatifs d’absences seront tout de même nécessaires
Pour les salariés, vous devez tout de même apporter des justificatifs pour votre demande de congé. Vous ne pouvez que réserver la date en ligne, et en ce sens, devancer vos collègues pour être sûr d’être disponible le jour en question. Vous devez tout de même vous présenter au bureau de la RH pour confirmer la demande et présenter vos pièces : faire-part de mariage, carnet de rendez-vous chez le médecin, etc.
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On ne peut prolonger ses jours de congé en ligne
En outre, vous ne pouvez pas tricher avec un logiciel conges. Chaque salarié n’a droit qu’à 1 mois de congé payé par an. Vous ne pouvez le rallonger. Surtout que le calendrier interactif est très minutieux dans le suivi de vos demandes d’absences. Vous pouvez consulter vos soldes de congé disponible en ligne si besoin.
De plus, vous ne pouvez pas décider de vous-même de prolonger vos jours de vacances en réservant d’autres jours de congé en ligne. Comme susmentionné, il faudra toujours attendre l’aval des responsables et justifier l’absence pour ce faire. Le logiciel ne remplace donc pas un responsable RH.