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Les avantages de la dématérialisation de la paie

La dématérialisation de la paie consiste à utiliser un logiciel de gestion spécifique pour éditer, distribuer et archiver les bulletins de paie. Les documents sont conservés dans un système électronique hautement sécurisé, mais peuvent être consultés par les salariés concernés à partir d’un compte personnel.

Le bulletin de paie électronique, favorisé par la législation

Auparavant, les entreprises avaient l’obligation de demander l’accord du salarié avant de lui remettre un bulletin de paie électronique. Depuis la nouvelle loi entrée en vigueur à partir du 1er janvier 2017, ce n’est plus le cas. La digitalisation du bulletin de paie est devenue un procédé par défaut, c’est-à-dire que les entreprises peuvent désormais délivrer le document sous cette forme, sauf opposition expresse du salarié. Ce dernier reste toutefois en droit de demander un exemplaire en papier lorsqu’il en a besoin.

Ainsi, le contexte marqué par les avancées technologiques et une législation favorable concourent à la généralisation du bulletin de paie électronique au sein des entreprises, d’ailleurs, les avantages sont nombreux.

Les avantages de la paie dématérialisée pour l’entreprise

La dématérialisation permet d’alléger les charges liées à la production et la conservation des bulletins de paie. En effet, l’entreprise n’a plus besoin d’acheter les fournitures d’impression des documents (encre et papier, notamment), et les dépenses liées à l’envoi des bulletins papier, comme les frais de mise sous pli et d’affranchissement, n’ont plus lieu d’être. Enfin, sachant que la conservation des documents papier nécessite beaucoup d’espace et de fournitures sur le long terme (classeurs, armoires, pièces entières), la version numérique est bien plus intéressante.

Outre les avantages financiers, la digitalisation permet de gagner du temps. L’usage d’un logiciel spécifique de gestion de la paie assure l’automatisation de plusieurs tâches, qui étaient auparavant confiées à un collaborateur ou un service entier. En même temps, cela réduit considérablement les risques d’erreur liés à la saisie humaine.

Enfin, c’est une solution plus écologique, car l’entreprise ne consomme plus d’encre et de papier.

Les avantages du bulletin de paie électronique pour les salariés

Chaque salarié dispose d’un accès protégé à son espace personnel, sur lequel il peut consulter ou télécharger ses fiches de paie. De ce fait, il ne risque plus de perdre ses documents, même en cas de déménagement ou de graves intempéries, comme ce fut le cas avec les papiers. De plus, l’accès est immédiat et le bulletin est donc disponible partout : avec les solutions SaaS, il suffit d’avoir un appareil connecté à internet pour ouvrir son compte.

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